home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ CD ROM Paradise Collection 4 / CD ROM Paradise Collection 4 1995 Nov.iso / business / fttlv532.zip / HJS.EXE / MANUAL.DOC < prev    next >
Text File  |  1995-06-12  |  6KB  |  129 lines
  1.                 FLEXITIME & TIME LOGGING SYSTEM
  2.                            VERSION 5
  3.                                 
  4.                  SYSTEM ADMINISTRATOR'S MANUAL
  5.  
  6.  
  7. 1. Installation and Setup
  8.  
  9. Put the floppy distribution disk in drive a: or b:, change to that drive and
  10. enter the command INSTALL - an installation routine will undertake the
  11. necessary installation for you after prompting for a destination drive and
  12. directory which you can change if you wish.
  13.  
  14. Once the program has been properly installed start it by entering the command
  15. FTTL.
  16.  
  17. As this is the first time the system has been run it will create empty data
  18. and default system files.
  19.  
  20. After the opening screen a calendar will appear. In most cases today's date
  21. will be highlighted so all you need to do is press ENTER. If it is not use the
  22. cursor keys to highlight the correct date and press ENTER. If you have had to
  23. change the date it means that your system clock is wrong and you should check
  24. this at the earliest convenience - otherwise you will always have to be
  25. changing the date every time you run the program. This something which
  26. ordinary users will quickly tire of and probably "forget" which could cause
  27. incorrect operation of the system.
  28.  
  29. You can press F1 at anytime for help. A help screen will be displayed and the
  30. contents may be viewed by using the cursor keys to move down and up as
  31. required. Press ESC to return to the program.
  32.  
  33. A warning will appear indicating that there is no data in the people
  34. (employees) file. Press ENTER to remove the warning.
  35.  
  36. A message will appear indicating how many more employees can be added - this
  37. depends on the original licence purchased. Press ENTER to remove this message.
  38.  
  39. A blank employee record screen will appear. Fill in your details (or the
  40. details of the system administrator)  as required. Press ENTER to move from
  41. field to field. Use the UP arrow to move back through the fields. DO NOT
  42. CHANGE THE SECURITY LEVEL FROM 1! When you move off the last field by pressing
  43. ENTER you will be asked to confirm that you are satisfied. Press Y to write
  44. this record to the file or press N to start again. You can add as many
  45. employee records as you like at this time but you only have enter 1 to make
  46. the system work.
  47.  
  48. The security level can be 1, 2 or 3. 1 is the highest and gives access to the
  49. whole system. Level 2 gives access to the main flexisheet menu, periods and
  50. employees menus but not to the system menu - this would be suitable for local
  51. supervisors/team leaders. Nobody can give themselves a higher security than
  52. they already have, which it why it is critical to always have one person with
  53. a security level of 1!
  54.  
  55. You will then be warned that no period has been selected. A "period" is a
  56. start date for a 28 day (4 week) logging/reporting period. The system uses a
  57. combination of an employee's reference number and the period start date to
  58. create and maintain a unique flexisheet for that period/person.
  59.  
  60. You will be asked to select a starting date for the first period. This MUST
  61. be a Monday. This will set the date from which everything will follow for the
  62. rest of the time you operate the system so it is important to get this right!
  63. You cannot change it later.
  64.  
  65. Press ESC once you have set up and selected the first starting period.
  66.  
  67. The system will then run as it will usually run in the future. You will  be
  68. prompted once again for the required person - enter the surname and password
  69. of the employee you have just created. Please make sure you choose somebody
  70. with Level 1 security as a number of system defaults now need to be checked
  71. which require access to the whole system.
  72.  
  73. From the top menu choose SYSTEM (Press S). If you are running this system on
  74. a network you will be asked to confirm that nobody else is using the system.
  75. This is important because you must have exclusive access to the files in the
  76. system at this point. As you are just setting the system up it is highly
  77. likely that you are still the only person using the system!
  78.  
  79. Choose PRINTER SETTINGS (Press 2) then choose CHOOSE PRINTER DRIVER (Press 1).
  80. A menu of printer drivers will appear. Highlight the desired driver and press
  81. ENTER. If you cannot see a suitable driver you can create a new one or edit
  82. an existing one to suit using the other two items on this menu. Press F1 while
  83. using these selections for help on changing the printer control codes. If you
  84. get stuck please do not hesitate to telephone us. When you have selected the
  85. desired driver ESC back to the SYSTEM sub-menu.
  86.  
  87. Now choose SYSTEM SETTINGS (Press 3). On the first page change the settings
  88. to suit and keep pressing ENTER to reveal a second page of defaults. It is
  89. most important to get these right now because they will affect everything that
  90. follows. These defaults are read every time a new employee is created. What
  91. you put in these defaults is, of course, dependent on organisation policy (we
  92. assume we are allowed to use the last two words in the same sentence). Again
  93. pressing F1 gives more help.
  94.  
  95. ESC back to the SYSTEM sub-menu. You may wish to switch the backup warning off
  96. if you are taking backups at network level, otherwise leave it on to remind
  97. yourself to take regular backups.
  98.  
  99. Do not change any other settings at this stage.
  100.  
  101. ESC back to the main menu.
  102.  
  103. You now need to set up your organisation's TIME FILES - this can either be
  104. done by you or by somebody with a Level 2 security clearance and is more fully
  105. described in the Supervisor's Manual. You must have at least one entry in each
  106. time file, however, or the system will not work properly.
  107.  
  108. You can now proceed to set all your users up on the system. You need to make
  109. sure that each work station is set to FILES=99 and BUFFERS=30 in the
  110. CONFIG.SYS file. If you get a DOS 4 error message when running the program the
  111. most likely cause is failure to have enough file handles available at the
  112. offending workstation.
  113.  
  114.  
  115. HJS SYSTEMS
  116. 15 FALCON CLOSE
  117. NUNEATON
  118. CV11 6TE
  119. UNITED KINGDOM           
  120.  
  121. Voice: +44 (0)1203 388031      Fax/Data: +44 (0)1203 352326 Mobile: 0370
  122. 471473
  123.  
  124. Compuserve:    100102,1012
  125. Internet:      hjs@tickey.demon.co.uk
  126. VirtualNET:    1@44203000
  127. FIDOnet:  steve hey@2:2500/704
  128. The HJS BBS: +44 (0)1203 352326
  129.